Chit Chats

Qu'est-ce qu'un lot? 

En termes simples, un lot peut être un regroupement d'envois que vous avez l'intention de déposer ou d'envoyer à Chit Chats. Lorsque vous avez plusieurs envois, les lots sont un outil que vous pouvez utiliser pour les organiser et nous faire savoir à quoi vous attendre pour votre prochaine visite, votre prochain ramassage ou votre prochain envoi.  

Pourquoi devrais-je regrouper mes envois? 

Les lots peuvent être un excellent moyen d'organiser vos envois avant de nous les faire parvenir. Cela est particulièrement utile si vous créez des envois plusieurs jours avant de nous les faire parvenir. Lorsque vous êtes prêt à nous envoyer vos envois, votre lot sera une répartition de ce que vous attendez de nous. De cette façon, il est facile d'identifier toute anomalie et de s'assurer qu'aucun envoi n'est oublié. 

Lorsque vous fournissez une étiquette de lot pour vos envois, notre personnel procède à un balayage de pré-acceptation. Cela permet des mises à jour rapides du suivi et un traitement plus rapide. Le scan de pré-acceptation informe notre équipe des envois qui seront déposés.

Remarque: Un scan de pré-acceptation ne garantit pas l'acceptation physique de vos envois.

Même la plus petite inexactitude de lot peut avoir un impact important à la frontière américaine, entraînant des retards d'expédition, des amendes et des pénalités. N'oubliez pas que les envois que vous placez dans un lot sont déclarés aux douanes américaines tels quels, alors assurez-vous que votre lot est exact avant de le remettre! Il est de votre responsabilité de vous assurer de l'exactitude de vos lots (nombre de pièces, informations correctes sur le destinataire, etc.) Les écarts ou l'omission de lots peuvent entraîner des retards dans vos envois et la possibilité de frais administratifs. Nous vous recommandons d'intégrer des contrôles d'assurance qualité dans votre flux de travail afin de limiter ces écarts. 

Quand dois-je regrouper mes envois? 

Bien qu'il ne soit jamais inutile de regrouper vos envois, vous êtes tenu de créer un lot pour vos envois lorsque: 

Il est important de regrouper physiquement vos envois avant de nous les faire parvenir.  Cela signifie que vos vous devez regrouper vos envois de manière sécurisée afin qu'ils soient conservés ensemble en vue de leur traitement. Le fait d'inclure votre étiquette de lot nous permet de comparer les envois que nous recevons avec ceux que vous avez indiqué envoyer dans votre lot. 

J'ai moins de 10 envois? Dois-je créer un lot? 

Si vous vous rendez dans l'un de nos points de dépôt ou si vous prenez des dispositions pour que vos envois nous parviennent par ramassage ou par courrier, vous devez toujours créer un lot pour vos envois, quel que soit le nombre de pièces. Cela nous aide à vérifier ce que vous avez l'intention de nous faire parvenir lorsque vous ne pouvez pas vous rendre à l'un de nos points de dépôt. 

Bien qu'il ne soit pas obligatoire de créer un lot lorsque vous avez moins de 10 envois à déposer dans une succursale, cela ne fait certainement pas de mal de le faire. 

Comment puis-je regrouper mes envois? 

Pour regrouper vos envois, vous devez à la fois les regrouper dans votre compte Chit Chats et les regrouper physiquement avant de nous les remettre. Consultez nos instructions étape par étape pour trois différentes méthodes afin de savoir comment créer un lot dans votre compte : par importation, balayage (scan numérique) ou par transfert manuel de vos envois.

Dois-je créer un lot pour chaque destination/transporteur/type d'envoi? 

Non, votre étiquette de lot indiquera le nombre d'envois de chaque type de transporteur que vous envoyez ; il n'est donc pas nécessaire de créer un lot pour chacun. Toutefois, si vous avez de gros volumes de chaque type de transporteur (par exemple, 200 Canada avec suivi, 50 envois É.-U. Sélection ), nous vous recommandons de créer un lot pour chaque type de transporteur afin de faciliter le tri. Cela nous permettra d'identifier d'un coup d'œil le transporteur auquel appartiennent les envois. La numérisation de vos envois dans ces lots peut contribuer à accélérer ce flux de travail.   

Contactez-nous si vous souhaitez tester cette fonctionnalité, car elle est actuellement à l'essai. Il est important de trier physiquement les envois de votre lot en fonction du transporteur.

J'ai plusieurs sacs/boîtes/skids d'envois. Dois-je créer un lot pour chacun d'eux? 

Non, vous pouvez créer un lot pour tous vos sacs, à condition que vous vous attendiez à ce que Chit Chats les reçoive tous en même temps. Veillez simplement à imprimer et à apposer une étiquette de lot sur chaque sac. Nous vous recommandons d'écrire le nombre de sacs sur chaque étiquette, par exemple : 1 sur 3, 2 sur 3, 3 sur 3. 

J'ai fait une erreur avec mon lot. Comment puis-je la réparer? 

Si vous avez fait une erreur avec votre lot, il est important de la corriger immédiatement. Il incombe à l'expéditeur de s'assurer que les informations relatives à votre lot et à votre envoi sont exactes avant de nous faire parvenir vos envois. Les divergences de lots peuvent entraîner des retards et des frais administratifs potentiels.  

Vous pouvez ajouter ou retirer des envois de votre lot jusqu'à ce que vous soyez prêt à nous les remettre. Pour ce faire, il vous suffit de consulter les détails de votre lot et de sélectionner le(s) envoi(s) en question, puis de cliquer sur le bouton "Lot" > "Retirer du lot". Ou, si vous disposez d'un scanner, scannez l'étiquette de l'envoi dans votre barre de recherche, puis cliquez sur le bouton "Lot" > "Retirer du lot".  N'oubliez pas de réimprimer l'étiquette du lot une fois que vous avez effectué vos modifications.

Si vous avez déjà réceptionné vos envois, veuillez nous contacter dès que possible pour corriger l'erreur. 

J'ai accidentellement oublié de regrouper mes envois/imprimer mon étiquette de lot, mes articles seront-ils quand même traités? 

Nous comprenons que les accidents peuvent arriver et nous traiterons quand même vos envois. Si vous avez un volume plus important, cela peut retarder le traitement car notre personnel s'efforce de vérifier que la quantité réelle de colis déposés correspond aux envois en attente dans votre compte.  

Comment imprimer une étiquette de lot? 

Pour imprimer une étiquette pour votre lot, assurez-vous d'abord que vous avez créé et payé tous vos envois et qu'ils sont prêts à être reçus par Chit Chats. Cliquez ensuite sur "Lots" (barre latérale gauche), sélectionnez le lot souhaité et cliquez sur "Imprimer l'étiquette du lot" dans le coin supérieur droit. L'étiquette de lot devrait s'imprimer comme vos étiquettes d'affranchissement. 

J'ai des difficultés à imprimer mon étiquette de lot, que puis-je faire? 

Vérifiez que tous vos envois sont prêts à être reçus par Chit Chats. Si vous n'avez pas fini de créer vos envois ou de payer l'affranchissement, vous ne pourrez pas imprimer l'étiquette de lot. 

Si vos envois sont prêts à partir, vérifiez que votre imprimante est connectée et fonctionnelle. Vos étiquettes de lot devraient s'imprimer comme vos étiquettes d'affranchissement ou vous pouvez télécharger une version PDF de l'étiquette pour l'imprimer à partir d'une imprimante de bureau. Si cela ne fonctionne pas, consultez nos conseils pour le dépannage des imprimantes ou contactez-nous pour obtenir de l'aide. 

Si vous êtes pressé par le temps, veuillez étiqueter clairement vos envois groupés en indiquant le numéro de lot. Pour ce faire, écrivez le numéro de lot, par exemple Batch-XXXXXX, sur un morceau de papier et attachez-le à votre sac ou boîte d'envois groupés. 

Regroupez vos envois si vous en avez plusieurs. Par exemple, rassemblez tous vos envois séparés dans une seule boîte sécurisée.

Puis-je déposer plus d'un lot à la fois? Comment puis-je combiner les lots? 

Oui, vous pouvez déposer plus d'un lot à la fois. Cependant, nous vous recommandons de combiner les lots chaque fois que cela est possible afin de mieux organiser les choses. 

Si vous importez vos envois à l'aide d'une intégration de magasin ou du CSV de Chit Chats, vous remarquerez peut-être qu'il vous est demandé d'ajouter vos envois à un lot nouveau ou existant à chaque importation. Si vous avez plusieurs magasins connectés et que vous trouvez que votre compte est inondé de lots, essayez d'ajouter les envois au même lot à chaque importation. Vous pouvez également combiner deux ou plusieurs lots en un seul après l'importation.  

Pour combiner des lots, accédez à la page Lots (menu gauche) et sélectionnez les lots souhaités. Cliquez sur l'option "Lot" (menu du bas) et combinez vos lots en un tout nouveau lot en cliquant sur "Ajouter à un nouveau lot". Vous pouvez aussi les combiner avec un lot existant en utilisant le bouton "Ajouter au lot" et en sélectionnant le lot de destination. 

Alternativement, si vous disposez d'un scanner, vous pouvez cliquer sur "Scan To Batch" pour scanner l'étiquette d'un lot et ensuite scanner les autres envois dans ce lot. 

Dois-je trier mes envois si je fais des lots? 

Oui ! Si le regroupement de vos envois peut vous aider à les organiser et à obtenir des mises à jour de suivi plus rapides, le fait de trier physiquement les envois de votre lot réduit considérablement les délais de traitement. Et même si nous trions vos envois pendant le traitement, si vous les triez à l'avance, vous réduisez encore plus les risques d'erreur de tri. 

Comment trier mes envois? 

Après avoir créé un lot pour vos envois sur la plateforme Chit Chats, vous devrez trier physiquement vos envois par transporteur. Par exemple, si vous avez 12 envois à déposer, dont 10 sont destinés aux États-Unis et deux (2) au Canada, nous vous demandons de séparer les 2 canadiens des 10 américains afin que nous puissions facilement les identifier et les traiter en conséquence.  

Selon la taille et le volume des envois pour chaque transporteur, vous pouvez les placer dans des conteneurs séparés ou dans un sac plus petit à l'intérieur d'un plus grand afin de les séparer. Par exemple, si les deux envois de Canada avec suivi sont plus petits, vous pouvez les placer dans un petit sac en plastique avant de les mettre avec les 10 envois États-Unis Mince. Après le tri, vous devrez apposer l'étiquette de lot des 12 envois à l'extérieur du grand sac.  

Comment saurai-je que Chit Chats a reçu mon lot? 

Une fois que les envois sont reçus dans une succursale, ils sont acceptés en scannant l'étiquette du lot de votre client, ce qui permet d'accepter simultanément tous les envois de ce lot. Le lot et les envois apparaîtront comme reçus dans votre compte Chit Chats. 

Si votre lot et les envois qu'il contient ont été déposés à un point de dépôt ou ramassés par Chit Chats, les envois ne seront acceptés physiquement que lorsqu'ils seront traités dans l'une de nos succursales. Tous les envois d'un lot afficheront une mise à jour de suivi indiquant que l'acceptation du colis est en attente et en transit vers un centre de traitement pour être vérifiée physiquement.

Pourquoi mon lot indique-t-il toujours qu'il est en attente? 

Il se peut que votre lot n'ait pas encore été reçu par nous ou qu'il y ait une différence entre le nombre de pièces du lot et celui que nous avons reçu de vous. Notre équipe de soutien amicale sera en mesure de vous aider pour toute question concernant votre lot. 

Puis-je donner un nom à mes lots? 

Oui, donnez rapidement et facilement un nom aux nouveaux lots lors de l'importation d'expéditions via un fichier CSV ou votre magasin connecté. Vous pouvez également vous rendre sur votre page Lots (menu latéral gauche) pour modifier le nom d'un de vos lots existants. Cette étape facultative vous permet de rester organisé lorsque vous consultez les lots sur votre page Lots, car votre nom personnalisé (jusqu'à 50 caractères) s'affichera à côté de l'identifiant unique de votre lot.