Qu'est-ce qu'une procuration (POA) pour les envois de retour ? 

Avant que vos envois de retour puissent entrer à nouveau au Canada avec Chit Chats, vous devrez signer un document appelé procuration (POA). Cette procuration permet à Chit Chats et à notre courtier en douane de dédouaner les retours en votre nom. Vous trouverez le formulaire de POA dans les paramètres de retour de votre compte Chit Chats. 


Dois-je remplir un POA ?  

Vous ne devez remplir un mandat que si vous souhaitez que Chit Chats gère vos retours aux États-Unis et à l'étranger.  

 

Un POA n'est pas nécessaire : 

Pourquoi ai-je besoin d'un P.O.A. ? 

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) considère le retour d'envois au Canada comme une importation de marchandises. Pour cette raison, l'ASFC exige qu'un courtier en douane s'occupe de toutes les marchandises retournées au Canada. Cela signifie que chaque envoi retourné que nous traitons à notre adresse de retour aux États-Unis doit passer par les douanes canadiennes avant que nous puissions le ramener au Canada. Cela signifie également que nous ne pouvons gérer que les retours que vous avez initialement expédiés avec nos services. 

 

Pour que nous puissions rapporter des retours en votre nom, vous devez soumettre un P.O.A. à l'approbation du courtier. Une fois de retour au Canada, votre retour fera l'objet d'un tri et d'un traitement supplémentaires avant que nous le facturions et vous le renvoyions par la méthode de retour de votre choixDes frais de retour s'appliquent. 

 

Qu'advient-il de mes envois de retour si je n'ai pas soumis de mandat d'achat ? 

Si vous gérez les envois de retour avec votre propre adresse de retour aux États-Unis ou si vous préférez éliminer les retours, il n'est pas nécessaire de remplir un formulaire POA. Il n'y aura pas non plus d'impact sur vos envois de retour canadiens. 

 

Si Chit Chats gère vos retours, notre courtier en douane devra approuver votre mandat avant que nous puissions commencer à les traiter. Si nous n'avons pas reçu de mandat de votre part, vous remarquerez que vos envois de retour ont le statut "En attente". Nous vous enverrons également un rappel si nous recevons un envoi de retour pour vous. Nous vous contacterons par l'intermédiaire de l'adresse électronique associée à votre compte Chit Chats ; veillez donc à ce que vos coordonnées soient à jour. 

 

En raison de la capacité de stockage limitée de notre entrepôt, nous ne pouvons conserver les envois en retour que pendant 15 jours ouvrables au maximum, le temps que vous soumettiez un mandat d'arrêt, afin de garantir le respect de nos niveaux de service.  

  • Si vous ne soumettez pas de PPA dans les 15 jours ouvrables, nous nous débarrasserons des envois en retour.  
  • Si votre PPA est en attente d'approbation par notre courtier en douane, nous retiendrons vos envois de retour jusqu'à ce que nous recevions une confirmation de l'approbation et que nous puissions les traiter.

De quoi ai-je besoin pour remplir le P.O.A. ? 

Pour remplir votre POA, vous aurez besoin des éléments suivants : 

  • Votre numéro d'entreprise fédéral (neuf chiffres, commençant par 1, 7 ou 8) 
  • Le nom légal et l'adresse de votre entreprise tels qu'ils sont enregistrés dans la base de données de l'Agence du revenu du Canada (ARC)*. 
  • Les signatures de tous les propriétaires ou dirigeants enregistrés de l'entreprise. 

*Il est important que vous fournissiez une correspondance exacte avec ce que l'ARC a enregistré pour votre entreprise plutôt qu'avec les informations enregistrées dans votre compte Chit Chats. 

 

Comment puis-je m'inscrire pour obtenir un numéro d'entreprise fédéral ? 

L'enregistrement d'un numéro d'entreprise fédéral est gratuit et aussi simple que d'aller en ligne ou de faire un appel téléphonique à l'Agence du revenu du Canada (ARC) au 1-800-959-5525. Il faut en moyenne 5 à 10 minutes pour terminer l'appel une fois que vous avez joint un agent. Vous pouvez trouver les temps d'attente en direct sur le site Web de l'ARC 

 

Avant d'appeler, assurez-vous d'avoir votre numéro d'assurance sociale et d'autres pièces d'identité à portée de main. Il se peut que l'on vous demande de répondre à quelques questions sur votre entreprise pendant l'appel. 

 

Si vous ne possédez pas ou n'aidez pas à gérer une entreprise, vous avez toujours la possibilité de vous inscrire auprès de l'ARC à son programme d'importation/exportation, qui est nécessaire pour ramener vos déclarations au Canada. Pour plus d'informations sur ce qui est requis, veuillez contacter directement l'ARC. 

 

Si vous choisissez de ne pas vous inscrire pour obtenir un numéro d'entreprise, Chit Chats ne sera pas en mesure de gérer vos déclarations. Vous devrez ajouter votre propre adresse de retour aux États-Unis pour gérer vos envois de retour ou vous pouvez choisir de vous débarrasser de vos retours à la place. 

 

Mon entreprise n'a pas besoin de collecter des taxes, pourquoi ai-je besoin d'un numéro d'entreprise ? 

L'enregistrement d'un numéro d'entreprise fédéral ne modifie en rien vos responsabilités fiscales. Votre numéro d'entreprise identifie simplement votre société, votre entreprise individuelle ou votre partenariat au Canada. Il vous permet également de vous inscrire à des programmes de l'Agence du revenu du Canada (ARC), tels que la paie, la TPS/TVH ou l'importation/exportation pour les envois de retour.  

 

Chaque programme de l'ARC crée un sous-compte différent pour votre compte de numéro d'entreprise fédéral. Cela signifie que vous pouvez vous inscrire à un programme de l'ARC (comme Import/Export) sans avoir à vous inscrire à tous les autres. Par exemple : 

  • Numéro d'entreprise : 888888888 
  • Numéro de sous-compte de l'importateur : RM0001 
  • Numéro d'entreprise pour l'importation : 888888888RM0001 

Veuillez noter qu'un numéro d'entreprise fédéral est différent de votre numéro de licence d'exploitation ou de votre numéro d'entreprise provincial. 

 

Comment puis-je soumettre un formulaire POA ? 

Pour trouver le formulaire POA, rendez-vous sur votre compte Chit Chats et allez dans vos paramètres de retour (Paramètres > Retours > Soumettre POA).  

 

Vous serez invité à fournir quelques informations sur votre entreprise. Ces informations sont utilisées pour générer votre formulaire POA. Veillez donc à ce que ces informations soient exactes. 

 

Après avoir soumis les informations relatives à votre entreprise, vous devrez télécharger le formulaire de procuration que tous les propriétaires de l'entreprise devront signer. 

 

 

 

Une fois qu'elle a été signée, une copie PDF claire et lisible du document doit être téléchargée pour approbation par le courtier du client. Pour éviter tout retard, assurez-vous que vous avez bien rempli le document avant de soumettre votre POA. Si vous avez besoin d'aide pour déposer ou télécharger la POA, veuillez nous contacter pour obtenir de l'aide. 

 

Y a-t-il des frais associés à l'établissement d'une procuration ? 

Il n'y a pas de frais à payer pour établir une POA. Toutes les informations requises pour soumettre une POA, y compris un numéro d'entreprise fédéral, peuvent être obtenues gratuitement auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Chit Chats ne facture pas de frais pour la soumission de votre POA sur notre plateforme.  

 

Combien de temps faut-il pour approuver une procuration ? 

Une fois que vous avez soumis un mandat d'arrêt rempli et signé, l'approbation par notre courtier en douane peut prendre jusqu'à 30 jours ouvrables. Les problèmes liés à votre POA peuvent retarder l'approbation, c'est pourquoi il est extrêmement important de remplir le POA avec précision. N'oubliez pas de signer la procuration et de vous assurer que les renseignements correspondent au nom de votre entreprise tel qu'il est enregistré auprès de l'Agence du revenu du Canada. 

 

Une fois approuvé par notre courtier en douane, le statut de votre POA passera de En révision à Approuvé dans les paramètres de retour de votre compte Chit Chats. Nous vous en informerons également par courriel. Après approbation, nous pouvons commencer à traiter vos envois de retour et vous les renvoyer selon la méthode de retour que vous avez choisie. 

 

Toutefois, si votre P.O.A. n'est pas approuvé immédiatement, vous pouvez être assuré que nous retiendrons tous les envois de retour reçus à notre entrepôt américain jusqu'à ce que votre formulaire de P.O.A. soit approuvé. 

 

Que se passe-t-il si mon POA est rejeté ? 

Si notre courtier rejette votre POA, nous vous en informerons directement. Il vous sera demandé de soumettre un nouveau POA pour un nouvel examen. Bien que les raisons du rejet d'un POA ne soient pas toujours évidentes, nous ferons de notre mieux pour vous les expliquer, compte tenu des commentaires de notre courtier en douane.  

 

Les raisons les plus courantes pour lesquelles les POA sont rejetés sont les suivantes : 

  • Le numéro d'entreprise fédéral est manquant ou inexact 
  • Le nom personnel complet est manquant 
  • L'adresse postale complète est manquante 
  • Le nom ou les informations sur l'entreprise ne correspondent pas exactement à la base de données de l'ARC 
  • Utilisation du mauvais format de document (seul le format PDF est accepté) 
  • Signature non valide  
  • - Les signatures ne peuvent pas être tapées pour ce document juridique. 

  • Signatures manquantes 
  • - Les propriétaires de l'entreprise n'ont pas tous signé la procuration 

  • Page 2 du formulaire manquante 
  • - Les deux pages doivent être téléchargées dans un seul fichier PDF. 

  • Le document est illisible ou difficile à lire 
  • - En raison de l'écriture manuscrite ou de la façon dont le document a été scanné. 

Nous ne pourrons pas traiter vos retours tant que notre courtier n'aura pas approuvé votre POA. Afin de pouvoir continuer à conserver vos retours dans nos locaux aux États-Unis, vous devrez soumettre un nouveau mandat d'arrêt ainsi que toute information commerciale mise à jour dans vos paramètres de retour. Si nous ne recevons pas de mandat de votre part dans les 15 jours ouvrables suivant l'envoi de notre courriel, nous devrons nous débarrasser de votre retour. 

 

Après l'envoi de votre formulaire POA révisé, notre courtier prévoit 14 jours ouvrables supplémentaires pour l'examiner et l'approuver. Nous vous recommandons vivement d'examiner attentivement le formulaire POA pour vous assurer que les informations correspondent aux informations d'enregistrement de l'entreprise qui sont associées à l'Agence du revenu du Canada afin d'éviter tout retard supplémentaire.